Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan pelayanan informasi di badan publik.
Untuk mewujudkan pelayanan cepat, tepat dan sederhana setiap Badan Publik :
- Menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi.
- Membuat dan mengembangkan system penyediaan layanan informasi secara cepat, mudah, dan wajar sesuai dengan petunjuk teknis standar layanan Informasi Publik yang berlaku secara nasional.
Pasal 13 Ayat 1, UU KIP
Badan Publik wajib menunjuk dan mengangkat PPID untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab serta wewenangnya.
Pasal 4 huruf e PERKI 1 Tahun 2010
Wewenang
- Mengkoordinasikan setiap unit / satuan kerja di Badan Publik dalam melaksanakan pelayanan Informasi Publik.
- Memutuskan suatu Informasi Publik dapat diakses public atau tidak berdasarkan pengujian tentang konsekuensi sebagaimana diatur dalam Pasal 8 ayat ( 4 ) huruf b.
- Menolak permohonan Informasi Publik secara tertulis apabila Informasi Publik yang dimohon termasuk informasi yang dikecualikan / rahasia dengan disertai alasan serta pemberitahuan tentang hak dan tata cara bagi pemohon untuk mengajukan keberatan atas penolakan tersebut.
- Menugaskan pejabat fungsional dan petugas informasi dibawah wewenang dan koordinasinya untuk membuat, memelihara, dan memutakhirkan Daftar Informasi Publik secara berkala sekurang – kurangnya 1 kali dalam seublan dalam hal Badan Publik memiliki pejabat fungsional dan petugas informasi.
Pasal 9 PERKI 1 Tahun 2010
Kewajiban Uji Konsekuensi
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi di setiap Badan Publik wajib melakukan pengujian tentang konsekuensi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 dengan saksama dan penuh ketelitian sebelum menyatakan Informasi Publik tertentu dikecualikan untuk diakses oleh setiap Orang.
Pasal 19, UU KIP
1) PPID wajib mengkoordinasikan pencatatan permohonan Informasi Publik dalam buku register permohonan.
2) PPID wajib memastikan formulir permohonan yang telah diberikan nomor pendaftaraan sebagai tanda bukti permohonan Informasi Publik diserahkan kepada Pemohon Informasi Publik.
3) Dalam hal permohonan Informasi Publik dilakukan melalui surat elektronik atau pemohon dating langsung, PPID wajib memastikan diberikannya nomor pendaftaran pada saat permohonan diterima.
4) Dalam hal permohonan Informasi Publik dilakukan melalui surat atau faksimili atau cara lain yang tidak memungkinkan bagi Badan Publik untuk memberikan nomor pendaftaran secara langsung, PPID wajib memastikan nomor pendaftaran dikirimkan kepada Pemohon Informasi Publlik.
5) Nomor pendaftaraan sebagaimana pada ayat ( 4 ) dapat diberikan bersamaan dengan pengiriman Informasi Publik.
6) PPID wajib menyimpan salinan formulir permohonan yang telah diberikan nomor pendaftaraan sebagai tanda bukti permohonan Informasi Publik.
7) Buku register permohonan sebagaimana dimaksud pada ayat ( 1 ), sekurang – kurangnya memuat :
- Nomor pendaftaran permohonan
- Tanggal permohonan
- Nama Pemohon Informasi Publik
- Tujuan Publik yang diminta
- Nomor kontak
- Informasi Publik yang diminta
- Tujuan penggunaan informasi
- Status informasi untuk mencatat apakah informasi sudah berada dibawah penguasaan Badan Publik atau telah didokumentasikan
- Format informasi yang dikuasai
- Jenis permohonan untuk mencatat apakah pemohon informasi inngin memuat atau mendapatkan salinan informasi
- Keputusan untuk menerima, menolak, atau menyarankan ke Badan Publik lain bila informasi yang diminta berada dibawah kewenangan Badan Publik lain
- Alasan penolakan bila permohonan Informasi Publik ditolak
- Hari dan tanggal Pemberitahuan Tertulis serta pemberian informasi
- Biaya serta cara pembayaran untuk mendapatkan Informasi Publik yang diminta
8) Format buku register permohonan sebagaimana dimaksud pada ayat ( 7 ) terdapat pada Lampiran IV dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan inni.
Pasal 24 PERKI 1 Tahun 2010
Tugas dan Tanggung Jawab
1) PPID bertugas dan bertanggung jawab dalam :
- Penyediaan, penyimpanan, pendokumentasian, dan pengamanan informasi
- Pelayanan informasi sesuai dengan aturan yang berlaku
- Pelayanan Informasi Publik yang cepat, tepat, dan sederhana
- Penetapan prosedur operasional penyebarluasan Informasi Publik
- Pengujian Konsekuensi
- Pengklasifikasian Informasi dan pengubahannya
- Penetapan Informasi yang dikecualikan yang telah habis Jangka Waktu Pengecualiannya sebagai Informasi Publik yang dapat diakses
- Penetapan pertimbangan tertulis atas setiap kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap orang atas Informasi Publik
2) Selain ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat ( 1 ), PPID dapat menjalankan tugas dan tanggung jawabnya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang – ndangan
Pasal 14 PP 61 Tahun 2010
PPID di Pemerintahan Daerah
1) PPID di lingkungan Pemerintahan Provinsi bertanggung jawab kepada Gubernur melalui Sekretaris Daerah.
2) PPID di lingkungan Pemerintahan Kabupaten / Kota bertanggung jawab kepada Bupati / Walikota melalui Sekretaris Daerah.
3) PPID di lingkungan Pemerintah Provinsi dibantu oleh PPID Pembantu yang berada di lingkungan Satuan Kerja Perangkat Daerah dan Pejabat Fungsional.
4) PPID di lingkungan Pemerintah Kabupaten / Kota dibantu oleh PPID Pembantu yang berada di lingkunngan Satuan Kerja Perangkat Daerah dan Pejabat Fungsional
- Mengkoordinasikan dan mengkonsolidasikan pengumpulan bahan informasi dan dokumentasi dari PPID Pembantu
- Menyimpan, mendokumentasikan, menyediakan dan memberi pelayanan informasi kepada public
Pasal 8 Permendagri No 35 Tahun 2010
PPID Pembantu
1) PPID Pembantu bertugas membantu PPID melaksanakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 dan Pasal 10.
2) PPID Pembantu menyampaikan informasi dan dokumentasi kepada PPID secara berkala dan sesuai kebutuhan.
Pasal 10 Permendagri No 35 Tahun 2010
Atasan PPID
Atasan pejabat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 35 ayat ( 1 ) memberikan tanggapan atas keberatan yang diajukan oleh Pemohon Informasi Publik dalam jangka waktu paling lambat 30 hari kerja sejak diterimanya keberatan secara tertulis.
Pasal 36 ayat 2 UU KIP
Tanggapan Atas Keberatan
1) Atasan PPID wajib memberikan tanggapan dalam bentuk keputusan tertulis yang disampaikan kepada Pemohon Informasi Publik yang mengajukan keberatan atau pihak yang menerima kuasa selambat – lambatnya 30 hari sejak dicatatnya pengajuan keberatan tersebut dalam buku register keberatan.
2) Keputusan tertulis sebagaimana dimaksud pada ayat ( 1 ) sekurang – kurangnya memuat :
- Tanggal pembuatan surat tanggapan atas keberatan
- Nomor surat tanggapan atas keberatan
- Tanggapan / jawaban tertulis atasan PPID atas keberatan yang diajukan
- Perintah atasan PPID kepada PPID untuk memberikan sebagian atau seluruh Informasi Publik yang diminta dalam hal keberatan diterima
- Jangka waktu pelaksaan perintah sebagaimana dimaksud pada huruf d.
3) PPID wajib melaksanakan keputusan tertulis sebagaimana dimaksud pada ayat ( 1 ) pada saat ditetapkannya keputusan tertulis tersebut.
Pasal 34 PERKI 1Tahun 2010